ThienNhien.Net – 5S – không những là một trong những tiêu chuẩn nhằm nâng cao hiệu quả, năng suất, chất lượng công việc trong các cơ quan quản lý nhà nước và doanh nghiệp mà còn tạo sự thuận lợi, thoải mái, luôn đem lại hứng khởi cho người lao động. Vậy 5S là gì? Hiệu quả của chương trình 5S ra sao?
5S – Là gì?
Theo ông Cao Hoàng Long, Trưởng phòng tư vấn chất lượng – Trung tâm Năng suất Việt Nam (thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng Việt Nam), 5S là phát kiến của người Nhật trong hoạt động quản lý Văn phòng, quản lý sản xuất của doanh nghiệp. 5S gồm 5 từ theo tiếng Nhật Seiri (Sàng lọc) Seiton (Sắp xếp) Seiso (Sạch sẽ) Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng).
Chương trình 5S tập trung vào những phần việc cụ thể sau: Thứ nhất Seiri (Sàng lọc). Một văn phòng bừa bộn, bố trí không hợp lý, quá nhiều chi tiết thừa, bạn muốn tìm một văn bản đã lưu để tra cứu, nhưng không biết chúng nằm đâu. Thật bực mình! Một công xưởng ngổn ngang, người công nhân muốn tìm những thứ cần thiết để làm việc, nhưng không thấy. Seiri sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc. Sàng lọc những gì không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng.
Thứ hai: Seiton (Sắp xếp), sắp xếp đúng vị trí, sắp xếp những gì cần thiết theo thứ tự, để dễ sử dụng. Có chỗ để cho tất cả các loại, mỗi loại có chỗ riêng để dễ dàng nhận biết và tiện cho việc sử dụng. Quy định vị trí cho mọi thứ tại nơi làm việc. Mọi hạng mục và địa chỉ cần có nhãn một cách hệ thống. Sắp xếp mọi thứ để dễ nhìn nhằm giảm thời gian tìm kiếm. Đặt các thứ để mọi người dễ dàng tìm kiếm và lấy ra. Phân chia các dụng cụ, đặc biệt với các dụng cụ thông dụng. Đặt các dụng cụ sử dụng thường xuyên vào gần chỗ người sử dụng.
Thứ ba: Seiso (Sạch sẽ) kiểm tra xem mọi thứ có để đúng vị trí để tạo điều kiện thực hiện đơn giản việc sàng lọc và sắp xếp. Giữ vệ sinh, ngăn nắp sao cho không có bụi bẩn, rác trên sàn, máy và thiết bị. Đừng đợi đến khi mọi thứ bẩn! Hãy làm Seiso hàng ngày. Xác định rõ trách nhiệm thực hiện Seiso từng khu vực. Đừng bao giờ vứt rác, hãy tạo thành thói quen của bạn! Kết hợp giữa làm vệ sinh và kiểm tra.
Thứ tư: Seiketsu (Săn sóc) giữ gìn vệ sinh ở tiêu chuẩn cao và áp dụng hiệu quả 3S. Tạo sự cạnh tranh thi đua giữa các phòng, ban. Khuyến khích sự tham gia bằng cách lắng nghe ý kiến của cán bộ trong phòng – KSS (Người đóng góp sáng kiến cải tiến). Đánh giá, ghi nhận sự tham gia và nỗ lực của mọi ngời.
Thứ năm: Shitsuke (Sẵn sàng) giáo dục mọi người tự giác giữ gìn vệ sinh, tạo thành một thói quen. Duy trì và tuyên truyền thói quen tốt – thảo luận giữa các đồng nghiệp trong văn phòng hay các công nhân ngoài phân xưởng, công trường.
Chịu khó lắng nghe các ý kiến cải tiến. Định hướng vào mục tiêu cải tiến và tập trung thực hiện. Chứng minh tinh thần đồng đội. Luyện tập phong cách luôn xem mình là thành viên của một tổ chức có danh tiếng. Cố gắng luôn đúng giờ. Giữ nơi làm việc luôn sạch sẽ và ngăn nắp. Tuân thủ nghiêm ngặt quy định an toàn. Hãy tạo cho mọi ngườii tính tự giác thực hiện 5S thành một thói quen và phong cách sống. Hãy coi nơi làm việc là ngôi nhà thứ 2 của bạn.
Để hình thành thói quen và thực hiện tốt chương trình 5S cần có tìm ra các điểm không thuận tiện để cải tiến cho phù hợp hơn, tìm ra các chỗ làm việc không ngăn nắp sạch sẽ, không an toàn, các điểm lãng phí để loại cải tiến và loại bỏ. Tiến hành 5S khoảng 5 phút trước hoặc sau giờ làm việc mỗi ngày. Chú ý nhiều hơn tới các khu vực chung bao gồm căng tin, nhà vệ sinh, vườn hoa, hành lang ngoài và bãi đỗ xe…
Lợi ích của chương trình 5S
Ông Thân Anh Tuấn, Chuyên gia tư vấn chương trình 5S – Trung Tâm Năng suất Việt Nam cho hay, lợi ích của việc áp dụng chương trình 5S là rất hiệu quả đối với hoạt động của các văn phòng hành chính Nhà nước và cho cả hoạt động sản xuất của các doanh nghiệp. Theo đánh giá của các chuyên gia Trung tâm năng suất Ma-lai-xi-a, việc tổ chức thực hiện quy trình 5S rất đơn giản, chi phí thấp mà lại đem lại hiệu quả công việc rất lớn trong các cơ quan hành chính nhà nước và việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Việc thực hiện 5S sẽ giảm các thao tác, giảm thời gian khi tìm kiếm đồ vật. Chỗ làm việc được sử dụng tốt hơn. Lối đi rõ ràng, bảo đảm những khoảng trống. Hoạt động duy trì phòng ngừa và kiểm tra dễ dàng hơn. Tai nạn, rủi ro giảm đáng kể. Sản phẩm sai lỗi ít hơn. Nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, tăng cường sự hứng thú đối với người lao động
Rõ ràng việc triển khai thực hiện 5S rất đơn giản và tiện lợi. 5S góp phần cải tiến tính sáng tạo của con người. Cải tiến sự truyền thông giữa mọi người. Cải tiến các quan hệ, hoạt động nhóm, tăng cường tình bạn mang lại sinh khí cho mọi người nhằm nâng cao hiệu suất công việc.
Thực hiện 5S đối với công sở giúp văn phòng sạch sẽ, hiệu quả công việc tăng cao hơn, tạo cảm hứng sáng tạo, còn với doanh nghiệp thực hiện 5S năng suất cải thiện, doanh nghiệp phát triển, đời sống đi lên, công nhân hạnh phúc. Hãy làm theo chương trình 5S cách để tạo ra sự phát triển như người Nhật Bản từng làm!
